Zeiterfassung: Stempeluhr, Chip, Fingerabdruck
Zeiterfassungssysteme ermöglichen eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten und tragen zur Optimierung der Personalplanung bei
Automatisierte Systeme verringern den Verwaltungsaufwand und minimieren menschliche Fehler in der Zeitbuchung. Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Angebote lassen sich einfacher implementieren und überwachen, wenn Zeiterfassungssysteme zum Einsatz kommen. Die Einbindung von Zeiterfassungssystemen in die Personalmanagementsoftware erleichtert eine effektive Verwaltung von Arbeitszeitkonten und Urlaubsplanung.
Zeiterfassungssysteme: Arbeitszeiterfassung für Unternehmen
Stempeluhren für Kleinbetriebe
Zeiterfassungsterminal
Gerät zur präzisen Arbeitszeiterfassung.
Eine Stempeluhr, auch als Kontroll- oder Stichprobe bekannt, erfasst die Arbeitszeit von Arbeitnehmern, indem sie Arbeitsbeginn und Arbeitsende dokumentiert. Bereits im Jahr 1797 nahm Benjamin Thomsen eine Uhr mit Einwurfschlitz für Kennmarken in Betrieb, um die Arbeitszeit bayerischer Beamter festzuhalten. Ihre Bedeutung erlangte die Stempeluhr jedoch erst im Kontext der Industrialisierung. In der modernen Zeit sind Stempeluhren Computer, die beispielsweise eigenständig die Arbeitszeiten berechnen und diese auf den sogenannten Stempelkarten ausweisen. Stempeluhren werden als verhältnismäßig einfache Systeme für die Anwesenheitskontrolle in nicht allzu großen Unternehmen betrachtet, da sie im Vergleich zu anderen Systemen mit relativ geringen Kosten angeschafft und betrieben werden können.
Aufzeichnungen und Verwaltung
Es ist von wesentlicher Bedeutung, dass das System eine lückenlose Aufzeichnung vornimmt, um arbeitsrechtliche Relevanz zu erlangen, insbesondere im Hinblick auf den Nachweis von Fehlstunden, die nicht vergütet werden sollen. Die Möglichkeit für die Mitarbeiter, ihre persönliche Stempelkarte einzusehen und nachzuvollziehen zu können, sollte dazu beitragen, vorprogrammierte Streitfälle zu vermeiden und das Vertrauen in das System zu steigern.
So ist auch die
Dokumentation von offiziellen Pausen,
Raucherpausen u. ä.
Dienstgängen,
Arztgängen usw.
Auf diese Weise werden beispielsweise
die jeweils unterschiedlichen Wochenstunden,
die vereinbarten Kernarbeitszeiten,
Abzüge für arbeitsrechtlich vereinbarte Pausen,
Regelungen bei Überstunden,
Wegezeiten,
Zuschläge u.a.m.
automatisch berücksichtigt.
Das System verwaltet unter anderem
Arbeitsstunden,
Abwesenheiten,
manuelle Korrekturen
Urlaubskonten usw.
Flexible Zeiterfassungssysteme und Auswertungen
Die meisten Zeiterfassungssysteme bieten umfangreiche Möglichkeiten für Auswertungen, die mit Arbeitszeiten, Budget und ähnlichen Aspekten in Zusammenhang stehen. Diese Systeme sind zudem weitgehend problemlos erweiterbar und anpassbar. Dies trifft etwa zu bei Änderungen von Schicht- und Dienstplänen, bei der Erfassung der Zeit für temporäre Projekte sowie bei Unternehmensvergrößerungen oder -verkleinerungen. Zeiterfassungssysteme unterstützen dabei, Elemente wie Zeitkonten und aktuelle Überstunden stets zu kontrollieren. Auswertungen können sowohl jährlich als auch täglich durchgeführt und übersichtlich dargestellt werden. Solche statistischen Daten können beispielsweise bei der Urlaubsplanung hilfreich sein.
Die Online-Anwesenheitsüberprüfung ist besonders vorteilhaft, insbesondere in Notsituationen. Ein Zeiterfassungssystem kann dabei helfen festzustellen, ob sich Personen außerhalb des Gebäudes befinden.
Revisionssichere Datenspeicherung
Projektzeiterfassung Bericht
Übersichtliche Darstellung von Projektzeiten.
Im Notfall würde man dann nicht nach diesen Personen suchen müssen, wenn sie am vereinbarten Sammelpunkt fehlen. Die vom System aufgezeichneten Daten können für die erforderliche Dauer gespeichert werden. Dadurch wird Revisionssicherheit gewährleistet, auch in Bezug auf die Einhaltung von Gesetzen wie dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitszeitgesetz.
Zeiterfassung per App & am Bildschirm
Ein weiteres Zeiterfassungssystem funktioniert durch den Einsatz einer speziellen App und eines Bildschirms. Dieses System eignet sich besonders für Büroarbeit, Außendienst und Arbeitsverträge mit Homeoffice-Optionen. Die Erfassung der Arbeitszeit wird in diesem Fall mittels der genannten App und am jeweiligen persönlichen Bildschirm durchgeführt.
Leistungsmerkmale eines solchen Zeiterfassungssystems App/Bildschirm sind:
An- und Abmeldung mit App oder WebTerminal im Browser
Unbegrenztes Buchen pro Tag
Erfassung von Pausen, Raucherpausen, Dienstgängen und anderen Unterbrechungen
Anwesenheitsübersicht in Echtzeit (Anwesenheits-Tableau im Browser für jeden berech-tigten User)
Zeiterfassungssoftware mit Bedienung im Browser an jeder Stelle des Netzwerkes (bei guten Systemen unabhängig vom Betriebssystem)
Erweiterbar für mehrere Administratoren mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen
Datenschutz sicher und konform mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung
Übersichtliche Mitarbeiterverwaltung mit farblichen Kennzeichnungen und zusätzlichen persönlichen Informationen zu Abteilungen, Mandanten, Firmenbereichen und Mitarbei-tergruppen
mehrere unterschiedliche Arbeitszeitregelungen (erweiterbar) mit unterschiedlichen Soll-stunden, Pausenzeiten, Kernzeiten, Arbeitszeitbeginn und -ende pro Wochentag ein-stellbar
Intelligente Schichterkennung (auch über Mitternacht) anhand der Ein- und Ausstempe-lung, alternativ manuelle Planung der Schichten
Berechnet automatisch alle Tages-, Wochen, Monats- und Jahresstunden der Mitarbeiter
Überstunden und Zuschläge, z.B. für Nachtarbeit oder am Samstag, Sonntag, Feiertag werden automatisch berechnet
Minutengenaue Stundenerfassung oder Rundung der Buchungen z.B. im 15 Minuten-Takt
Verschiedene Pausen-Regelungen mit automatischem Pausenabzug in Pausenzonen oder nach X Stunden individuell einstellbar
Erfassung von Urlaub, Kranktagen, Dienstreisen, Mutterschutz, Berufsschule, Eltern-zeit, Homeoffice und anderen individuell einstellbaren Abwesenheiten mit grafischem Monatsplaner und Jahresübersicht
Verwaltung von Urlaubsanspruch, Resturlaub, Alturlaub mit automatischer Übernahme in das Folgejahr individuell pro Mitarbeiter einstellbar
Integrierter Korrekturassistent für vergessene Stempelungen, unentschuldigte Abwesen-heit und Berechnungsfehler mit einfachen Korrekturmöglichkeiten per Mausklick
Automatische Feiertage für alle deutschen Bundesländer sowie Österreich und Schweiz (beliebig erweiterbar)
Verschiedene vordefinierte Druckauswertungen, weitere Berichte mit individuellen Ein-stellungen
Export von Auswertungen nach Excel bereits standardmäßig enthalten
Optional Übergabe der Daten in Lohnprogramme wie Datev, Sage, Lexware usw.
Mehrplatzfähig im Netzwerk mit zentraler Datenbank auf dem Server
Optional Mitarbeiter-Portal zur Einsicht der Mitarbeiter in ihre persönlichen Zeitdaten
Modularer Aufbau im Baukastenprinzip durch zusätzliche Erweiterungen & Tools bei steigenden Anforderungen.
Systemanforderungen für Zeiterfassung
Mobile Zeiterfassungs-App
App zur Erfassung der Arbeitszeiten.
Die Systemvoraussetzungen für das Zeiterfassungssystem erfordern eine lokale Installation auf einem PC oder Server, wobei Netzwerkverfügbarkeit gegeben sein muss. Der Server sollte handelsüblich sein und stets eingeschaltet bleiben. Darüber hinaus muss eine zuverlässige Datensicherung gewährleistet sein.
Idealtypische Voraussetzungen eines Servers für ein Zeiterfassungssystem sind:
Mehrkernprozessor der aktuellen Generation
Arbeitsspeicher 8 GB
Festplatte ab 120 GB (SSD empfohlen)
Betriebssystem 64 Bit, Windows Server ab 2008, Windows 7 / 8 / 10
Und die Voraussetzungen der Clients sind:
Betriebssystem beliebig (Windows, Mac, Linux, ...)
Aktueller Browser mit Javascript, z.B. Firefox, Internet-Explorer, Chrome, Edge, Safari
Bildschirm-Auflösung 1920 x 1080.
Mobile Kalender-App für Effizienz
Mobile Kalender-App
Organisieren Sie Ihre Termine mobil.
Die mobile Kalender-App ist ein unverzichtbares Werkzeug für die heutige dynamische Arbeitswelt. Mit dieser App können Nutzer ihre Termine und Meetings effizient organisieren und haben jederzeit und überall Zugriff auf ihre Tagesordnung. Die intuitive Bedienung ermöglicht es, Termine schnell hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen, wobei Erinnerungen sicherstellen, dass keine wichtigen Ereignisse vergessen werden. Zudem erleichtert die Synchronisation mit anderen digitalen Geräten die Planung über mehrere Plattformen hinweg. Eine mobile Kalender-App ist daher eine optimale Lösung für jeden, der seine Zeitmanagementfähigkeiten verbessern und seinen Alltag effektiver gestalten möchte.
Zeiterfassung und Arbeitsverwaltung
Erfassung mit Transponder Chips oder Karten
Kommen/Gehen, Pausen, Dienstgänge, Urlaub, Krank, Dienstreisen
Verwaltung aller Arbeitsstunden, Überstunden, Zeitkonten und Fehlzeiten
Tablet-basierte Zeiterfassung
Zeiterfassung per Tablet
Tablet zur schnellen Zeiterfassung.
Die Zeiterfassung per Tablet revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Arbeitszeiten verwalten. Diese Technologie ermöglicht eine schnelle und effiziente Erfassung von Arbeitsstunden, indem Mitarbeiter ihre An- und Abwesenheitszeiten direkt am Gerät eingeben können. Die Verwendung eines Tablets für die Zeiterfassung verbessert nicht nur die Genauigkeit der Daten, sondern bietet auch eine flexible Lösung für mobile Arbeitskräfte. Unternehmen profitieren von der sofortigen Verfügbarkeit der Daten, die eine bessere Personalplanung und Ressourcenverwaltung ermöglichen. Durch die Digitalisierung des Zeiterfassungsprozesses können auch administrative Aufwände reduziert und die Compliance mit Arbeitszeitvorschriften sichergestellt werden.