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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Ersatzteilmanagement im Gewerk Elektrotechnik

Facility Management: Elektrotechnik » Betrieb » Ersatzteilmanagement

Verständnis des Ersatzteilmanagements im Gewerk Elektrotechnik im Facility Management

Verständnis des Ersatzteilmanagements im Gewerk Elektrotechnik im Facility Management

Ein strukturiertes Ersatzteilmanagement im Gewerk Elektrotechnik ist entscheidend für die Betriebssicherheit und Reaktionsfähigkeit im Störungsfall. Es umfasst die gezielte Lagerhaltung von Komponenten wie Sicherungen, Relais, Leuchtmitteln und Schaltgeräten sowie die Integration in digitale Wartungssysteme. Berücksichtigt werden Normvorgaben, Herstellerempfehlungen und betriebliche SLAs sowie XLAs. Durch eine bedarfsgerechte Bevorratung und klare Logistikprozesse können Ausfallzeiten minimiert, Reparaturzeiten verkürzt und die Verfügbarkeit technischer Anlagen im Gebäude nachhaltig gewährleistet werden.

Ziel ist die Entwicklung und Implementierung eines effizienten, rechtssicheren und anlagenspezifischen Ersatzteilmanagements für elektrotechnische Systeme und Komponenten. Es stellt die Verfügbarkeit kritischer Ersatzteile, die Sicherheit der Anlagen, die Minimierung von Ausfallzeiten sowie die Wirtschaftlichkeit der Bevorratung sicher. Ein professionelles Ersatzteilmanagement im Gewerk Elektrotechnik ist essenziell für einen sicheren, rechtssicheren und wirtschaftlich effizienten Anlagenbetrieb. Durch eine strukturierte Klassifizierung, digitale Lagerführung, sowie eine KPI-, SLA- und XLA-basierte Steuerung können Betriebs- und Sicherheitsrisiken minimiert, Stillstandzeiten reduziert und die Systemverfügbarkeit nachhaltig verbessert werden – in allen Nutzungsszenarien.

Verfügbarkeiten sichern durch strukturierte Lagerhaltung und systematische Planung

Definition: Ersatzteilmanagement in der Elektrotechnik

  • Identifikation, Kategorisierung und Klassifizierung von Ersatzteilen

  • Bevorratung (strategisch, operativ, sicherheitskritisch)

  • Beschaffung, Lagerung, Ausgabe und Rückführung

  • Lebenszyklusbewertung und Dokumentation

  • Integration in Instandhaltungs-, Prüf- und Modernisierungsstrategien

Nicht delegierbare Betreiberverantwortung

  • Sicherstellung der Verfügbarkeit sicherheitsrelevanter Ersatzteile (Betriebssicherheit)

  • Dokumentation der Ersatzteilverwendung gemäß BetrSichV und TRBS

  • Durchführung der wirtschaftlichen Bewertung von Lager- und Lebenszykluskosten

  • Festlegung kritischer Komponenten und Systemverfügbarkeit

  • Auswahl von Original- oder gleichwertigen Ersatzteilen nach geltenden Normen

Delegierbare Pflichten

  • Katalogisierung, Lagerhaltung, Disposition durch Fachpersonal oder Dienstleister

  • Integration von Ersatzteildaten in CAFM, ERP oder CMMS-Systeme

  • Kennzeichnung, Barcode-/QR-Code-Verwaltung und Dokumentation der Ausgaben

  • Durchführung technischer Eignungsprüfungen bei gleichwertigem Ersatz

  • Bereitstellung von Verbrauchsanalysen und Forecasts

Relevanter Rechtsrahmen (Deutschland)

  • Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): § 4, § 10: Sicherstellung des ordnungsgemäßen Zustands von Arbeitsmitteln

  • Produktsicherheitsgesetz (ProdSG): Anforderungen an Bauteilsicherheit, CE-Kennzeichnung

  • TRBS 1111 / 1201 / 1203: Anforderungen an sicherheitsrelevante Ersatzteile, Qualifikation des Prüf- und Wartungspersonals

  • DGUV Vorschrift 3: Ersatz von Schutzorganen (z. B. FI-Schalter) nur durch gleichwertige Bauteile

  • VDE-Vorschriften: insbesondere bei Ersatz von Komponenten in NSHV, UV, Maschinensteuerung

  • REACH / RoHS: bei elektrischen Bauteilen mit Gefahrenstoffen (z. B. Kondensatoren)

Technische Normen und Standards

Norm / Regelwerk

Relevanz

DIN EN 60204-1

Sicherheit elektrischer Maschinen, Ersatz von Steuerungskomponenten

DIN VDE 0100-xxx

Ersatz elektrischer Installationskomponenten (z. B. Leitungsschutz, FI)

DIN EN 61439

Austausch von Schaltgerätekombinationen / Einsätzen

DIN EN ISO 9001

Anforderungen an dokumentierte Prozesse und Rückverfolgbarkeit

DIN EN ISO 55000 ff.

Asset Management: Ersatzteilstrategie im Lebenszykluskontext

DIN 31051 / DIN EN 13306

Instandhaltungsnormen inkl. Ersatzteillogistik

Ersatzteilarten & Kritikalitätsklassen

Ersatzteiltyp

Beschreibung

Kritikalität

Sicherheitskritische Teile

z. B. RCD, Motorschutzschalter

A (hoch)

Standardkomponenten

z. B. Steckdosen, Leitungsschutzschalter

B (mittel)

Langzeitverfügbare Teile

z. B. Kabel, Kabelschuhe, Schrauben

C (niedrig)

Anlagespezifische Baugruppen

z. B. SPS-Module, Antriebsregler

A/B (projektabhängig)

Verbrauchsmaterialien

z. B. Sicherungen, Klemmen

B/C

Nutzungsspezifische Anforderungen

Nutzung

Ersatzteilfokus

Industrie

Kritikalitätsgesteuerte Lagerung, Redundanz für Produktionssysteme

Verwaltung

Modularisierte Bevorratung für standardisierte Infrastruktur

Betriebsgastronomie

Kurzfristverfügbarkeit von Ersatzteilen für Koch- und Kühltechnik

Hochregallager

Sicherstellung von Ersatzteilen für Steuerung, Notlicht, Antriebssysteme

Mobility Hub

PV-Einspeisebauteile, E-Ladecontroller, Sicherheitskomponenten auf Lager

Digitalisierung & Dokumentation

  • Ersatzteildatenbank im CAFM/CMMS-System mit Seriennummern, Lebensdauer, technischen Daten

  • Lagerortverfolgung mit Barcode / RFID / QR-Code

  • Verbrauchsstatistik und Wiederbeschaffungszyklen als Entscheidungsgrundlage

  • Verknüpfung mit Prüfdaten / Störungsdaten (Predictive Stocking)

  • Schnittstelle zu ERP-Systemen (z. B. SAP PM/MM)

Key Performance Indicators (KPI)

Kennzahl

Zielwert

Intervall

Verfügbarkeit kritischer Ersatzteile

≥ 98 %

Laufend

Wiederbeschaffungsdauer (Ø)

≤ 72h (Standard), ≤ 24h (Kritisch)

Quartalsweise

Teileausgabe mit vollständiger Dokumentation

100 %

Laufend

Lagerumschlaghäufigkeit (kritisch)

≥ 2 / Jahr

Halbjährlich

Service Level Agreements (SLA)

Service

Reaktionszeit

Umsetzung

Bereitstellung kritischer Ersatzteile

≤ 4h

Lager oder Dienstleister

Einlagerung neuer Teile inkl. Prüfkennzeichnung

≤ 48h nach Lieferung

Dokumentiert

Aktualisierung der Ersatzteildatenbank

≤ 2 AT

Integriert in CAFM/ERP

Experience Level Agreements (XLA)

Nutzererlebnis

Zielwert

Verfügbarkeit bei Störungseinsatz

≥ 95 % Zufriedenheit Technikteam

Übersichtlichkeit der Ersatzteilinformationen

≥ 90 % positiv bewertet

Vertrauen in Lagerführung und Beschaffungslogik

≥ 90 % Zustimmung Betriebsleitung